MacのExcelで検索するためのショートカットは「control（コントロール）」キーを押しながら、「F」を押します。置換をするときは、controlキーと「H」を押します。

Windowsで検索するためのショートカットは「Ctrl」キーを押しながら、「F」を押します。置換をするときは、Ctrlキーと「H」を押します。

セルのデータ検索はエクセルの必須技

大量のデータから目的の情報を探すのは、パソコンの得意分野です。商品一覧から目的の商品価格を探したり、年賀状の発送履歴を探すなど、「検索」機能を使えば一瞬です。

検索機能を使うためには、メニューバーの「編集」から「検索」をクリックすることでも呼び出せますが、control+Fのショートカットを覚えておけばすぐに検索ウィンドウを呼び出せます。

検索のウィンドウが出たら、ネット検索と同じように「検索する文字列」へ検索したい文字を入力してリターン（エンターキー）を押すだけです。

置換（ちかん）は一気に書き換えられる時短技

Excelの「置換（ちかん）」は、現在表示されている文字などを書き換える機能です。

たとえば、「令和5年」という文字を「令和6年」に書き換えたいとき、control+Hのショートカットを押して「置換」ウィンドウを開き、下のように入力すると一気に変更できます。

上図のように現在表示されている書き換えたい文字を「検索する文字列」に入力。変更後の文字を「置換後の文字列」に入力します。入力後「すべて置換」ボタンをクリックすると、一気に書き換えてくれます。

Excelの置換機能が実際に必要となる場面

Excelの置換機能は様々な場面で活躍してくれます。具体例としては次のようなものがあります。

上記「５．入力間違いした文字列を検索し修正するとき」の例としては、「令和5年度」を、間違って「平成5年」と大量に入力してしまった場合など。一気に修正できて便利です。

なお、置換は文字列だけでなく、計算式も書き換え可能です。消費税率の変更時のようにすべての計算式を書き換えられます。瞬時に、かつ漏れなく変更できるのが強みです。

Excelの検索と置換こそ残業を減らす〜まとめ

残業が減らないのは、「パソコンでもできる作業を人間がしている」からです。

ChatGPTが話題ですが、情報の確認をしたり、表現の修正をする必要があるため、まだまだ「人間の判断が必要なツール」です。しかし、ほぼ人間の判断が必要ない「年度の更新」や「データの検索」はパソコンに任せてしまえる仕事。

残業を減らすためには「人間が判断しなくても良い業務」を探し出し、パソコンで簡単かつ正確に処理してもらうことが重要です。

ぜひ、ご自身の業務の中で、エクセルに任せたほうが良い部分を探してみてください。

MacのExcelで「セルの書式設定」を呼び出すためのショートカットは「control（コントロール）」キーを押しながら、数字の「１」を押します。コントロールキーはシフトキーの上にあります。

WindowsのExcelで「セルの書式設定」を呼び出すためのショートカットは、「Ctrl（コントロール）」キーを押しながら数字の「１」キーを押します。

Mac版エクセル、Windows版エクセルともに、「コントロールと数字の１」で覚えておくと便利です。

多用するExcelの「セルの書式設定」こそショートカット必須

Excelで多用する「セルの書式設定」。いちいちリボンからプルダウンメニューを出して表示していませんか？

セルの書式設定は、表示形式と罫線を使うときには必須のツールです。しかし、いちいちメニューから選択するために時間がかかるのがデメリットに感じますよね。

このショートカットさえ覚えておけば、瞬時にセルの書式設定ウィンドウを呼び出すことができます。

MacのcontrolキーとWinのCtrlキーは同等の意味合い

WinからMacに乗り換えると、Winで使っていたショートカットが通用しなくなります。

ただ、次のような関連性がありますので、Winでよく使っていたショートカットを置き換えてみて押してみて下さい。わりと使えることがあります。

Win歴が長い人はぜひ試してみて下さい。Macのショートカットがわからないときでも、上記の法則を当てはめてみるとうまくいくことが多いです。

Excelで「セルの書式設定」は必須ツール

エクセルでシンプルなカレンダーを作るだけでも、高度な分析ツールを作るときでも、「表示形式」と「罫線」の２つは避けて通れないほどの必須ツールですよね。

逆に言えば、必ず時間をつかう作業になるため、ショートカットで呼び出せることは時短となります。

なにより気持ちよく作業できることが一番のおすすめポイントかもしれません。

知らなかった人は、ぜひ多用して忘れられないようにしておいてください。MacでもWinでも「コントロールに１」は同じです。

MacのExcelでセル内改行するためのショートカットは「⌥option（オプション）」キーを押しながら「リターン」を押します。オプションキーはコマンドキー（⌘）の横にあります。

WindowsのExcelでセル内改行するためのショートカットは、「Alt（オルト）」キーを押しながら「↵（エンター）」キーを押します。

単にリターンキーやエンターキーを押すだけだと、ひとつ下のセルに移動してしまいます。

セル内で改行したいときは、上図のショートカットを押して下さい。ショートカットを押した回数だけ改行できます。

MacのoptionキーとWinのAltキーは同等の意味合い

WinからMacに乗り換えると、Winで使っていたショートカットが通用しなくなります。

ただ、次のような関連性があります。Winでよく使っていたショートカットを置き換えて押してみて下さい、わりと使えることがあります。

Win歴が長い人はぜひ試してみて下さい。

Excelで表を作るならセル内改行は必須技

エクセルを計算ソフトとしてではなく表作成重視で使うなら、セル内改行は必須技です。

ところが、Excelの標準的な操作ではセル内での改行ができません。Excelの原点が計算ソフトなので、リターンを押したら、自動的に次の入力先に行けるほうが便利だからです。

表作成していると、セル内で２行書きたいときが必ずあります。セルの結合などでも似たようなものは作れますが、セル内での改行が確実に時短になります。

この「⌥（オプション）＋↵（リターン）」のショートカットさえ知っておけば早くて確実。絶対に覚えておきたいショートカットです。

MacのExcelで保存（上書き）するためのショートカットは「command（コマンド）」キーを押しながら「S」を押します。

WindowsのExcelで保存（上書き）するためのショートカットは「Ctrl」キーを押しながら「S」を押します。

「S」は保存を示すセーブ（save）の意味だと覚えておけば忘れません。コマンドキー（Mac）やコントロールキー（Win）と「S」キーは左手で押しやすい位置にあるので、作業が少し進むたびに保存する習慣を身に着けておくと安心です。

Excelのファイルは自動で上書き保存されている

Excelだけでなく、マイクロソフトオフィス製品は、10分ごと自動保存されるように標準設定されています。ネット上で使える「Office365」のExcelを使っているなら、OneDrive（マイクロソフト社の無料クラウドサービス）に保存もできます。

とはいっても、ちょっとしたことでExcelが固まってしまったりすると、10分前の作業からやり直しになります。

少し作業を進めるごとに「command+S」を押す習慣をつけておきましょう。このショートカットもほとんどのソフトで使えます。落雷やバッテリー切れなど、思わぬことで保存していたはずのファイルを失う痛い経験をしてきたので、わたしは完全に習慣になっています。

command+Sは上書き保存専用ショートカット

command+Sのショートカットは「上書き保存専用」です。他の保存方法を選びたいときはメニューやホームから選択できます。

ファイル名を変更して保存したいときや、別のファイルとして保存したいときは、画面一番上にある「ファイル」から「保存」を選択してファイル名を指定します。また、CSV形式やPDF形式にしたいときも「保存」するときに「ファイル形式」を選択すればOKです。

他のソフトでも同様に、command+Sのショートカットは上書き保存になります。もしも、今までの作業を別ファイルとして保存したいときは「ファイル」から「保存」するか、上書き保存したファイルそのものをコピー（複製）しましょう。

ちなみに、Macでファイルのコピー（複製）をするときのショートカットは、デスクトップやフォルダにある、複製したいファイルをクリックしておいてから「command」と「D」キーを押します。

ついでに覚えておいておくと便利です。

MacのExcelでソフトそのものを終了するためのショートカットは「command（コマンド）」キーを押しながら「Q」を押します。

WindowsのExcelでソフトそのものを終了するためのショートカットは「Alt（オルト）」キーを押しながらファンクションキーの「F4」を押します。

Excelのソフト終了とウィンドウの最小化の違い

Excelだけでなく、Macではウィンドウの「✕マーク」を押すだけではソフトが終了せず最小化するだけです。Windowsでは「✕マーク」を押すとソフトが終了しますが、Macでは起動したままです。

ソフトを最小化しているだけでは、起動が遅くなったりシステムが不安定になる場合があります。特に動画編集ソフトなどを最小化させたまま別のソフトを起動すると動作が遅くなることがありますので、動画ソフトや画像加工ソフトを使う前には確実に終了させます。

起動しているソフトの一覧は、画面下から出てくるDock（ドック）というアイコンバーで確認できます。Dockには、よく使うソフトや最近使用したソフトのアイコンが並んでいますよね。ソフトが起動したままのときは、アイコンの下に黒い点がついています。

Macの動作が遅いと感じたら、一度Dockを確認してみましょう。もし今使っていないソフトが起動していたら（アイコンの下に黒い点がついていたら）、アイコンを右クリックして終了させるか、アイコンをクリックして「command+Q」のショートカットでソフトを終了させてみて下さい。

このショートカットもExcelに限らず、ワードなどほかのソフトでも使えます。マウスで✕ボタンを押すより、左手ひとつでソフトを終了させられるのは時短になります。

Excelの動作が遅いときは再起動する

Excelは現代日本の標準的な表計算ソフトです。あまりにも人気があるため、古いExcelでも企業によっては現役で使われています。しかし古いExcelで作ったデータを最近のExcelで開くと不具合が出やすくなります。

開きそうで開かない、いわゆる「Excelが固まった」ときは、画面上のアイコンを押しても反応しないときがあります。こんな時こそ、ショートカット「command+Q」を使って下さい。

わりと遭遇するExcelの不具合。画面上で固まっていても、ショートカットなら強制的にExcelを終了させられます。マウスの電池が切れたときにも使えます。

まずはソフトそのものを強制終了させて、もう一度起動してみて下さい。それでも不具合が出るようなら、いくつかの対処法があります。別のコーナーでご紹介します。

MacのExcelで一つ前の状態に戻すためのショートカットは「command（コマンド）」キーを押しながら「Z」を押します。

WindowsのExcelで一つ前の状態に戻すためのショートカットは「Ctrl（コントロール）」キーを押しながら「Z」を押します。

Excel作業を一つ前にもどせる

Excel作業中のミスは色々あります。

ショートカット「command+Z」を押すだけで１つ前の状態になります。また、このショートカットを繰り返し押すことで２つ前の状態、３つ前の状態…と戻すことができます。

ただし、保存してしまった場合は戻せないこともあるのでご注意を。

このショートカットはExcelに限らず、ワードなどでも使えるほか、多くのソフトで使えます。覚えておくととても便利です。

Excelリボンにも一つ前にもどるアイコン

Excelのリボン左上あたりに、command+Zと同じ動作ができるボタンアイコンがあります。ショートカットと全く同じように、押すごとに１つ前の状態に戻せます（下図）。

一つ前の状態に戻したものの「やっぱりさっきのでいいや」というときは、正反対のボアンアイコンがあり、取り消したことを取り消せる（取り消す前の状態）に戻すことができます。

ショーカットもリボンのボタンアイコンも、すでに上書き保存したら元に戻すことができません。

Macの場合はcommand(コマンド)キーを押しながら、アルファベットのAを押します。

Windowsではctrl(コントロール)キーを押しながら、アルファベットのAを押します。

Excelの全選択はシート全体

Excelで全選択すると、表示しているシートすべてを選択します。作ったエクセルの表などを、新しいシートにまるごと貼り付けることができます。全選択の解除は、どこでもいいのでセルをクリックするだけです。

全選択したシートを、新しい空白のシートに貼り付けると、書いた文字や数字だけでなく、レイアウトや数式(関数)、挿入したテキストボックスや、写真などの画像もそのまま貼り付けることができます。

罫線や、セルに付けた色などもすべて貼り付けられるので、手作りのカレンダーや、同じレイアウトで違う伝票を作るときなどに、いちいち作り直さなくて良いので便利です。

Excelのコピーは多機能

Excelのコピーは、データだけでなくすべての情報をコピーします。

• セル内の数字や文字
• セル内の関数（数式）
• セル内の書式
• セルの罫線
• セルのリンク先

コピーしたセルを別のセルに貼り付ける（ペースト）すると、すべての情報が貼り付けられます。

「数字だけ貼り付ける」
「書式だけ貼り付ける」
「リンクを貼り付ける」

といった、限定した貼り付け方もできて便利です。

MacのExcelで貼り付けるためのショートカットは「command（コマンド）」キーを押しながら「V」を押します。

WindowsのExcelで貼り付けるためのショートカットは「Ctrl（コントロール）」キーを押しながら「V」を押します。

Excelの貼り付けは選択できる

Excelの貼り付け（ペースト）は、コピーしたすべての情報を貼り付けてしまうので、貼り付けたい内容を選ぶときはショートカットキーではなく、右クリック（トラックパッドなら２本指タップ）や、画面上部にあるリボンから「形式を選択してペースト」を使うことで、数字だけ、関数だけを貼り付ける事ができます。

選択して貼り付ける場合は、右クリックが便利です。ショートカットで貼り付けると、セル内の書式や罫線を含めてすべての内容が貼り付けられます。

Excelで貼り付けたい内容を選ぶときはアイコンが便利

• 「数字だけ貼り付ける」
• 「書式だけ貼り付ける」
• 「リンクを貼り付ける」

といった、限定した貼り付け方は、右クリックで出てくるアイコンを使うと便利です。

セル内の文字や計算結果の貼り付け（値・あたい）

セル内の関数（数式）だけを貼り付け（fx）

セル内の書式だけを貼り付け（書式）

他のセルと連動させるリンク貼付け（クリップマーク）