時短技としてはこの３つのうちひとつだけ知っておけば十分です。

MacでExcelの表をPDFファイルに変換するノーマルな方法

「Excelの表をPDFにする」とはいっても、どんなPDFファイルにしたいかによって保存方法が異なります。目的別に３種類のPDF変換方法を見てみましょう。

今見ているExcelシートだけをPDFにしたい

今見ているExcelシートだけをPDFファイルにしたい場合は、「PDFで保存」するだけです。

具体的には次の３手順です。

1.PDF保存したいシートを画面に表示しておく

PDF化したいエクセルファイルを開いておきます。開いている状態で、画面左上のほうにある「ファイルをクリック」します。

2.画面上部の「ファイル」から「名前をつけて保存」を選択

プルダウンメニューにある「名前をつけて保存」を選択。

3.「ファイル形式」を「Excelブック」から「PDF」へ変更

ウィンドウ中央あたりの「ファイル形式」を「Excelブック」から「PDF」へ変更して保存すればOKです。とてもシンプル。

注意点〜「シート」にチェックし直そう

手順３にある「PDFへ変更」のとき、「シート」のラジオボタンを押してから「保存」をクリックしてください。

標準ではファイル形式の下の「ブック」にラジオボタンのチェックが入っています。「ブック」のままだと、次に紹介する「すべてのシートをPDF化したファイル」が出来上がってしまいます。

今見ているExcelシートに、別シートで計算した結果が表示されている場合は、内部資料である別シートをPDFファイルに含めたくないですよね。今見ているシートだけをPDFにしたいときは手順３に注意してください。

なお、もっと時短でPDF保存したい人は、３番めのExcelシートを簡単にPDFファイルとして保存する方法（印刷する方法）を使ってみてください。

Mac版Excelの全シートを１つのPDFファイルにしたい

エクセルで作ったファイルは、いくつかのシートタブで作られている場合があります。

シートごとにPDF書類にすると、エクセルファイルなら１ファイルなのに、PDFではいくつものファイルを開ける必要があり不便です。

それ、解決できます！

Excelファイルの全てのシートを結合したファイルが作れるんです。

手順は、前項で紹介した手順３のときに「ブック」のまま保存するだけです。

使用例としては、支店ごとの売上データや、商品別の在庫管理表などは、１つのPDFファイルのほうが便利。メール送信も１ファイルで済むし、保存も１ファイルでOK。

整理整頓して「探す時間をなくす」ことこそ時短に直結します。ぜひ活用してください。

MacでExcelシートを簡単にPDFファイルとして保存する方法（プリントでPDF化）

WindowsのExcelなら「ファイル」に「エクスポート」があったり、印刷画面のプリンター選択で「Microsoft office to PDF」というものを使ってPDF保存する方法があります。

MacのExcelではこの手が使えませんが、似たことが簡単にできます。

1. PDF保存したいシートを画面に表示
2. 「ファイル」から「プリント」を選択
3. ウィンドウの一番下にある「PDF」のプルダウンから「PDFとして保存」

PDF保存したいシートを画面に表示してファイルから「プリント」

ExcelファイルのPDF化で一番早いのはこの方法です。少しへんな感覚ですが、PDFファイルとして保存できる時短技です。

「ファイル」から「プリント」を選択

PDF化したいExcelのシートを表示して、「ファイル」から「プリント」を選択します。

ウィンドウの一番下にある「PDF」のプルダウンから「PDFとして保存」

プリントを選択するとウィンドウが開いて細かい選択ができますが、無視して一番下のプルダウンをクリックしましょう

「PDFとして保存」を選択して「プリント」をクリックするだけです（保存先を聞かれるのでお好きな場所に保存して完了）。

簡単かつシンプルに保存できるので、おすすめです。

MacエクセルファイルのPDF化はビジネスシーンでの必須スキル

ビジネスシーンでは、PDF化するのは必須技です。なぜなら、ワードやエクセルファイルのまま取引先へ送ってしまうと変更されたり表示が崩れてしまったりするためです。

また、PDFファイルにするとExcelファイルより軽くなることが多く、取引先もスマホやタブレットなどの携帯端末で確認しやすいというメリットもあります。

エクセルやワードのPDF化で変更を防止する

エクセルやワードで作った見積書や契約書をPDF化せずに取引先に送ってしまうと、間違って変更してしまったり、加筆されたり、日付を変更されてしまう可能性があります。

そうなると、自分が送った内容に近くても別のものができてしまい、お互いに「どっちが正しいんだろう」という事になりかねません。

修正確認は、PDF化したファイルを取引先にメールし、変更や加筆修正が必要な場合は連絡をもらうようにして、必ず自分側で修正するようにしましょう。

修正する可能性があるものは、もとのExcelフアイルを消してしまわないように注意する必要があります。「元データ」などのフォルダにExcelファイルは保管しておいて、メールするときにPDFを送るようにしましょう。

エクセルやワード、パワーポイントのPDF化で流用も防止する

実体験ですが、私の作ったパワーポイントの企画書が、取引先を経由して別企業に流用されていたことがあります。

バレないだろうと思ったのかもしれませんが、自宅で個人ライセンスで作ったものでしたので、プロパティに私しかわからないはずのファイル制作者名が残っていたのです。

このように、意外と他社のファイルを流用してしまう企業は少なくありませんので、ビジネスシーンでは必ずPDF化したファイルだけを取引先へ送信しましょう。

PDFファイルを加工するソフトもありますが、安易に書き換えられることくらいは防止できます。くれぐれも、エクセル、ワード、パワーポイントファイルをそのまま送信しないようにしておきましょう。

まとめ〜MacのエクセルファイルをPDF化する方法は３つだけ知っておけばOK

ExcelファイルのPDF化をおさらいします。

• ExcelをPDFとして保存
• ExcelをブックごとPDF化
• ExcelをPDFとして印刷

実はこの他にもいくつか方法がありますが、インターネットに繋がっている必要があったり、本のファイルをいったんコピーしておくなど少し面倒な手順が必要なものなので、あえてご紹介しません。

上記の３手法が、MacのExcelさえあればすぐにできる時短PDF化ですので、ぜひ覚えてどんどん活用してください。

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合計する関数(SUM関数)や、数を数える関数(COUNTIF関数)を使う必要はありません。計算結果も印刷されません。いままで、印刷してから電卓で検算したり、データをマーカーでチェックしていませんでしたか？その地道な作業が不要になります。

Excelで合計値の検算はドラッグするだけ

Excelで合計を表示させるには、合計したいセルをドラッグで選択するだけです。

合計値はセル内に表示されず、Excelのウィンドウ下端に小さく表示されます。検算したいだけのときや、もらった資料の一部分だけ合計値が知りたいときに使える時短技です。

ドラッグで合計、データ数、平均が表示される

Excelのドラッグで確認できるのは、「合計」「データの数」、「平均」の３種類。

ドラッグで選択した部分だけを確認できるので、小計の確認にとても便利です。また、確認できるのは入力された数字だけでなく、関数の入っているセルでも使えます。表示されるのは関数で計算された結果の数値です。

ドラッグしたセルだけの情報がわかる

下の動画で具体例を紹介します。

A県、B県、C県にある各市の転入出者数の表（イメージ）です。この資料から「B県の今月の増減者数の合計だけ」を知りたいときは、E8からE12をドラッグします。

すると、ウィンドウ枠の下（ほんとうに一番下）に表示されます。動画の例では、選択されたセルの合計は「61」と表示されています。

表示されるのは３つ。

わたしは15年間の営業マン時代に店舗別売上やエリア別平均収益率の確認を電卓で計算していました。毎月の会議資料作成がとにかくめんどう。でも、Excelのドラッグ確認方法を知ってからは、集計表を読むのも作るのも楽しくなり、時短技はほんとに便利だと体感しました。

確認するだけならExcel関数を覚える必要なし

Excelで合計、データ数、平均を調べたいだけなら、関数を覚える必要はありません。ドラッグして表示された数字を、印刷範囲外に入力しておけばよいのです。

会議の発表原稿を作るとき、配布資料には表示せず、自分の資料だけ印刷範囲に入れてしまえば便利です。こうすることで、配布資料の補足説明はExcelファイルに残りますが、配布資料そのものはシンプルに必要最低限の情報を記載できます。

《参考》Excelの表をA4サイズ１ページに印刷する方法

Excelを紙資料で配布せざるを得ない会議では、いかに必要最小限のデータだけを印刷するかが重要になります。データ数が多いと文字を小さくする必要があり見づらくなるからです。

Excelで関数を使わず合計を知る方法まとめ

ドラッグするだけで「合計」「データ数」「平均」が表示される機能は、表を作っているときや、大量のデータ入力中に確認したいときなどに役立ちます。

また、取引先から渡された資料の分析や、コンサルタントから提出されたデータのチェックなども、この方法さえ知っておけば、枠外でSUM関数で検算したり電卓をつかわなくて済むようになります。

印刷してからシャーペンで件数を数えていた方は、今すぐにでも活用してください。ちょっとデキる自分に酔ってしまいそうなくらい時短になります。

カレンダーや、出席表など同じ大きさのセルを作りたいときに必須の時短技です。

Excelのラベルをドラッグして幅や高さを均一に変更

A列のラベル部分をクリックしてみて下さい。クリックすると、A列全体のセルが選択されます。

そのまま「B」「C」「D」と横へドラッグしていくと、ドラッグしたところまでの列全体が選択されますよね。

選択された状態のまま、「A」のラベルの右端にポインタを運ぶと、左右に矢印のあるポインタに変わります（下図の動画参照）。

ポインタが変わったら、ラベルの右端の線をドラッグしてみて下さい。

選択した列の幅がA列と同じ幅になります。広げたり縮めたり、どちらでも同じ幅にすることができます。同じ幅にするためには一つ一つの列幅を同じ数字で指定することもできますが、マウスのドラッグのほうが直感的な上に、すぐにできて時短になります。

行の高さでも同じことができます。

１行目の「１」を選択すると、１行目の行全体が選択されます。そのまま「２」「３」「４」とドラッグしていくと、選択した行のすべてが選択された状態になります。

先ほどと同じように、先頭の「１」のラベルの高さを変えるために「１」のラベルの下線部分へポインタを移動させます。行は高さ調整になるため、ポインタは上下矢印になります。

「１」のラベルの高さを変えることで、選択された行はすべて同じ高さにできます。

Excelを方眼用紙のように使う【応用編】

列幅と行の高さを同じにすることで、Excelシートを方眼用紙のようにすることができます。

列幅と行の高さを同じにするためには、少しだけ工夫が必要です。

列幅も行の高さも、左右矢印のあるポインタのときに、漫画のふきだしのようなもので数字が表示されます。ちなみに、列と行で表示される数字は単位が違います。

ふきだしの中には、数字の後に「20.00(20ピクセル)」というように、カッコ書きの中でピクセル単位が表示されます。

列の幅と行の高さを同じにしてセルを正方形にするときは、ふきだしのカッコ書きの数字がおなじになるようにドラッグしましょう。

個人的には、15ピクセルで統一すると使いやすいと思いますので、15ピクセルの方眼用紙風シートの作成動画をご紹介します（下図）。

Excelの幅を指定する数字はドラッグで調べられる

ドラッグでうまく調整できない場合は、ラベルを右クリック(トラックパッドなら２本指タップか、controlキー＋タップ)でコンテキストメニューを表示させ、「列の幅」「行の高さ」を選択すると、数字で指定することができます（上の動画後半でしている方法です）。

コンテキストメニューからの変更ではピクセル単位の数字がわからないので少しコツが必要になります。

15ピクセルの幅は「1.43」というのは、動画の前半をよく見ていただくとわかると思います。15ピクセルになるように調整していると、幅1.43（15ピクセル）という表示が出てきますよね。

スマホなら拡大（ピンチアウト）すると見えると思いますので確認してみて下さい。

コンテキストメニューで、列の幅や行の高さをコンテキストメニューから数字入力で指定したいときは、ドラッグしながら確認した数字を指定すればOKです。

セル内の余白を一瞬で消して文字幅にフィット【応用編】

セル幅を気にせず入力すると、文字がはみ出してしまうことがあります。ラベルをドラッグして調整する事もできますが、一番長い文字数にピッタリ幅を広げるのは一瞬でできます。

左右矢印のポインタに(行の場合は上下矢印ポインタ)になっている状態で、そのままダブルクリックするだけで、文字の大きさにピッタリの列幅(行は高さ)にしてくれます。

ダブルクリックによるジャストフィット技(勝手に決めた非公式名称です)は、１列ずつ使います。複数選択したまま使うと、逆に見づらい表になってしまいますので、好みで使って下さい。

Excelで列や行を一度に同じサイズへ変更する技まとめ

ラベルを複数選択して、先頭のラベル幅や高さを調整することで、選択中の列や行を同じサイズに変更できる技を紹介しました。

方眼用紙のように調整すれば、好きなセルから書き始めることで、ワード(Microsoft Office Word)よりも手書きに近いメモとしても重宝します。

さらに、方眼用紙にすると、罫線をうまく引くことで簡単な地図や、座席表、はたまたドットイラストを描くといったことまで自由にできます。

方眼用紙のようなExcelファイルは１つ作って、「方眼用紙（原本）.xlsx」というようなファイル名で保存しておき、使うときにコピーしたファイルを使えば気軽に使い捨てできて便利です。

ぜひやってみてください。

改ページプレビューにすると2つのメリットがあります。

具体的に説明しますので、ぜひ覚えて下さい。

改ページプレビューの具体的な使い方２つ

画面上で１シートにあるのに２ページ以上印刷されてしまう

ある会社の出張予定表のExcelファイルを印刷しようとしたところ、２ページに分割されて印刷されてしまいました。

この表をA4用紙１枚に印刷したい場合にExcelの改ページプレビューがとても便利です。

表をA4用紙の1ページに縮小印刷したい

Excelで作成済みの表を1ページに縮小印刷したいときは、「改ページプレビュー」へ変更します。

画面にある青い破線（点線）ラインをマウスで右端までドラッグすればA4用紙１ページに収まるよう縮小印刷できます。

表そのものを調整しなくても、このようにページの端を調整するだけでA4用紙に印刷できます。ただし、縮小印刷なのであまり大きな表をA4用紙１枚に印刷すると文字が読めないくらい小さくなるのでご注意下さい。

改ページの青いラインで表を作るときにページの端がわかる

改ページプレビューで表を作ると、ページの端がわかるので大幅にページをまたぐ事がなくなります。

もしもページをはみ出しそうならセルの横幅を狭くしたり、ページ全体のフォントサイズ(文字の大きさ)を調整しましょう。

標準のフォントサイズは11pt(ポイント)ですが、個人的には9ptが見やすくておすすめです。

余白を狭くしてA4用紙1ページに収める

ほんの少しだけはみ出るときは、「余白よはく」を狭くしてしまうのもおすすめです。

余白の調整は、「ファイル」から「プリント」を選択。「余白」と書かれているところを「ユーザ設定の余白の管理…」を選択(Excelのバージョンによって表現が違うこともありますが、プリントから余白設定ができるようになっています)。

①「余白」タブに切り替えて、②左右の数字を小さくします。

紙に穴を開けて保存が必要なときは、表の端に穴が空いてしまう場合があるのでご注意を。

印刷位置も紙の中心にできる【参考】

紙の中心に印刷する方法が「余白」のタブででできます。さきほどの図をもう一度見てください。③の「ページ中央」というチェックを使います。

「水平」「垂直」というチェックボックスがあります。

チェックを入れると、さりげなく印刷イメージの表が動いて、どのように印刷されるかを教えてくれますので、覚えなくても画面で確認できます。

「水平だけにチェックを入れる」だけで十分いい感じになります。

改ページプレビューの印刷範囲外もメモとして使う【応用編】

改ページプレビューのグレー部分はメモ欄として活用しましょう。

総務省が公表している全国地方公共団体コードのExcelを使って説明します。

ファイルを開くと、表からはみ出した部分に日付の注釈がありました。

改ページプレビューを使うと、注釈まで印刷範囲になっています。この注釈が資料として重要ポイントでないなら、全ページで無駄な１列を印刷してしまうことになります。

そこで、改ページプレビューの青い太線を注釈の左側へドラッグして、注釈をグレー部分に残します。

改ページプレビューのグレー部分は印刷範囲外となり、注釈のある列は全ページで存在しない扱いとなるので印刷されません。Excelを開かないと見ることができないので、印刷したくないメモなどを書いておくのに活用できます。

改ページプレビュー範囲外のメモ書き使用例としては次のようなものがあります。

他にも活用方法は多数考えられます、あなたのアイディアで時短技を作り出してみて下さい。

Excelの改ページプレビュー機能まとめ

Excelで印刷したら2ページになってしまった経験は誰にでもあると思います。

自分で作るときは、A4用紙の1ページに収まるように作成をするために改ページプレビューを使いこなして下さい。

なお、改ページプレビューで設定したあとに標準へ戻すと、点線でページの端が表示されるようになり、標準画面でも1ページに収まる表作成の補助になりますのでお試しを。

スケジュール表をすぐに作りたいとき、一つ一つ曜日を記入していませんか？
Excelの標準機能で、一つだけ入力してコピーすることができます。設定も一切不要で、マウス操作だけで一気に入力できます。

Excelで連続した内容をドラッグだけで入力する実例

やりたいこと：シートのA列に連続した曜日を入力したい

作業：次の３手順です。

Excelでは、この連続したデータ入力の便利機能をオートフィル機能といいます。オートフィル機能は、縦だけでなく横でもできます。

また、複数の列や行をまとめて連続入力することもできます。

連続データは曜日だけじゃない

ドラッグで入力できるのは曜日だけでなく、数字や文字列などもできます。

「１学期」「第１四半期」のように数字と文字がある場合は、数字だけが増えていきます。

また、ドラッグは下方向だけでなく、横方向でも使えます。

数字なら３間隔、５間隔なども自動入力できる

連続する数字を1ずつではなく、3や5ずつの等間隔で自動入力したいときは、初めと次の２つだけセルに入力してからドラッグします。

たとえば、1970年から5年間隔で2050年までの年表を作りたい場合は次のようにします

ドラッグ入力の応用技(ダブルクリックで時短)

左横の列(この場合は日付が入ったA列)の入力されている行までは一気に入力ができます。もちろん、関数の知識も不要です。

セルの右下にあった「■(しかく)」をドラッグせず、ダブルクリックするだけで、31日の行まで連続した曜日が一気に入力されます。

先程の例で、先に日付(1日から31日まで)をA列に入力していた場合、曜日をB列31日までドラッグが必要です。しかし、ダブルクリックを知っていれば一瞬で入力できます。

ちなみに先頭を「水」で始めると「木、金、土、日、月…」となるので、スケジュール表を頻繁に作る人は必須の時短技です。

Excelオートフィル機能まとめ

Excelで連続したデータを入力する補助機能「オートフィル機能」は、表作成を簡単にしてくれます。

Word(マイクロソフトワード)で表を作るよりも、Excelのオートフィル機能のほうが時短に、漏れなく入力できるのでミス防止にも効果的です。

連続したデータを入力する表を作る場面は意外と多いので、必ず覚えておきたい時短技です。

オートフィルで思ったとおりにならないときの確認ポイント

文字列の場合はオートフィル機能で問題になることは少ないと思いますが、数式や関数の場合は思ったとおりにコピーされないことがあります。

これは、オートフィル機能の標準機能が「たぶんこの入力結果が一番使われるだろうな」という設定になっているからです。使う側が少しだけ手を加えれば問題なく使えるのですが、長くなるので別コーナーで紹介します。