必須レベル　★★★☆☆

Excelでは関数（かんすう）というエクセル独自の書き方を使うだけで、合計や平均値などを簡単に計算できます。時短にとても有効なので、よく使うものだけでも知っておくと便利です。

関数の使い方

関数は、セルに文字を書くように入力することで使えます。

例えば、セルA1に「=A2+A3+A4」と書けば、セルA2からセルA4までの合計が表示されますが、A100までの合計を表示させたいときは入力が多すぎて不便です。

「合計を計算する」という意味の関数「SUM」を使うことで、簡単に同じ結果を表示できます。

合計を計算するSUM関数の使い方

=SUM(合計したい先頭セル：合計したい最後のセル)

例えば、セルA1に「＝SUM（A2:A100）」と書くことで、A２からA100までの合計をA1に表示させられます。このように、「関数の種類」と書き方さえ知っておけば、手間や複雑な計算結果が簡単に表示できるようになります。

Excel関数(算数)の基礎知識

関数の前にExcelで計算式を書くルールを知っておきましょう。

計算式を書くときは、次の２点が絶対のルールになっています。

(例)Excelで数字の足し算

セルA1に「=2+3」と書いてエンターキーを押すと「5」が表示されます。ちなみにセルA1をクリックしてから、リボンの下にある部分に書くこともできます。

(例)Excelで文字を足すとき

Excelでは、数字だけでなく文字を足すこともできます。

セルA1に「山田」、セルB1に「太郎」、セルC1に「花子」と書いておき、セルD1に「＝A1＆B1」、

セルE1に「＝A1＆C1」と書くと、セルD1には「山田太郎」、セルE1には「山田花子」と表示されます。

Excel関数の応用知識

算数のルール通り、計算順序は以下のように優先されます。

(例)かっこと掛け算・割り算の混ざった式を次のように書くと、枠下の流れで計算された結果が表示されます。

=1000*1.1*(10-8/2)

8÷２=4

10-4=6

1000×1.1=1100

1100×6=6600

詳しくは別ページの具体例を参照下さい。

必須レベル　★★★★★

Excelの罫線とは、セルの区切り線(画面上は見えるが印刷されない)を印刷させるように引いた線のことです。ただの表を作成するときはもちろん、計算するためのシートであっても、見やすくするためには必須の知識です。

罫線はセルに沿って引くことができるので、セルの幅を変えたり高さを変えてもセルの区切りに必ず線が引かれて、ずれることはありません。

図形描画(すけいびょうが)という機能を使って線を引くこともできます。自由に線を引ける反面、セルのサイズを変えても図形描画で引いた線は連動して動かないので、罫線の使い方を覚えたほうが実用的です。

Excel罫線の基礎知識

Excelの罫線は、セルの上下左右と、セル内に斜め線を引くことができます。

罫線の引き方

リボンのアイコンを使う場合は、罫線を引きたいセルをクリックした状態で、罫線アイコンをクリックするだけで引くことができます。

デフォルトでは、セルの下側に中太の１本線が引かれますが、リボンの罫線アイコンにある下矢印のようなものをクリックすると、アイコンをクリックしたときに引きたい線の設定変更ができます。

セルの書式設定を使って、一度に複数のセルへ罫線を引くこともできます。わたしはいつもこの方法で、表全体に一括して罫線を引いています。

セルの書式設定で罫線を引きたいときは、先に罫線を引きたいエリアのセルをドラッグなどで選択しておきます。

選択中のセルのどこかで右クリック(トラックパッドなら2本指タップ)でプルダウンメニューを表示させ、「セルの書式設定」を選択すれば、罫線専用のウィンドウが表示されます。

ショートカットで開くこともできます。

セルの書式設定ウィンドウを開く

Excelでセルの書式設定を開くショートカットは時短かつ便利。Excelで見やすい表を作るなら、罫線やセルの表示形式を調整するのは必須技です。リボンから選択もできますが、ぜひショートカットを覚えて、残業を減らしましょう！

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セルの書式設定を表示するショートカット

Excelで罫線（けいせん）を引くには「書式設定」からが便利

リボンの罫線（けいせん）アイコンだけでは斜め線や、細い線を選ぶことができません。こだわりの見やすい表を作りたいときは書式設定ウィンドウを使いましょう。

書式設定ウィンドウを開いたら、「罫線」のタブをクリックします。罫線専用の設定ができます。

この画面で、セルのたて、よこ、ななめに引きたい線を選んで、右のプレビュー画面の周りにある罫線アイコンをクリックするだけです。

リボンのアイコンを使うより、広範囲で、罫線の細かな選択ができることがメリットです。

デフォルト(初期設定)の罫線は決して細くないため、仕事で使う人は細い線に変えて罫線を引く事をおすすめします。中太線のままだと、数字が見づらい上にスマートさに欠ける資料になってしまいます。

罫線の応用知識

罫線は、線の太さ、色を変えることができます。カラーの印刷ができるなら、色のついた線の手作りカレンダーやアンケート用紙などを作ることができます。

こだわった罫線を引きたいときは、右クリック(２本指タップ)で表示されるメニューから「セルの書式設定」を使うのがおすすめです。

Wordの表を作るよりも感覚的に作れるので、個人的には表を作るときは必ずExcelを使っています。

なおセルの書式設定は、右クリックしたあとにショートカット「commandキーと数字の１」で表示させることもできます。

必須レベル　★★★★★

Excelを使うとき、画面上部の「ファイル」や「編集」「表示」といった一般的なメニューだけでなく、アイコンで感覚的に操作できるようにボタンが並べられています。これをリボンと呼びます。

操作説明のとき「リボンの表示をクリック、左端にある標準を改ページプレビューに変更します」というふうに、誰でも知っていることを前提として説明されるので、覚えておいて下さい。

Excelリボンの基礎知識

Excelだけでなく、リボンでは一般的なプルダウン式メニューとほぼ同じ操作ができます。

Microsoft Office製品であるWord(ワード)、PowerPoint(パワーポイント)、Access(アクセス)なら、同じような表現になっているので使い慣れておくと便利です。

また、Excelと同じ表計算ソフトであるGoogleスプレッドシート（通称スプシ）やMacに初めからインストールされているNumbers(ナンバーズ)も同じようにアイコンで操作できるようになっています。

リボンの隠し方

画面を広く使いたいとき、リボンが大きすぎて邪魔になることがあります。

リボンでできる操作は、通常メニュー(画面一番上のメニュー)でもできるので、リボンを表示しないでExcelを使うという方法もできます。

リボンを隠したいときは、通常メニューの「表示」から「リボン」のチェックを外すだけです。もう一度表示させたいときはチェックを入れれば再表示できます。

仕事で他の人が作ったExcelファイルを開けると「リボンがない」ということがたまにありますが、通常メニューの表示で隠しているだけかもしれませんので、確認してみて下さい。

リボンの応用知識

Excelはさまざまなバージョンが有り、リボンもバージョンごとに進化しています。

Excel2016やExcel2019という少し前のバージョンを使っている人が、Excel for Mac2021バージョンやMicrosoft365を使うと、リボンのデザインや配置の違いで混乱すると思います。

Office商品のバージョンアップで一番変化があるのが、リボンの配置と操作性だと思います。自分がよく使っているExcelのバージョンを把握していないと、本を買ったりネットで検索しても、別のExcel画面で説明されていて解決できないことがあります。

使っているExcelのバージョン情報は通常メニューにある「Excel」という文字をクリックしてプルダウンメニューから「バージョン情報」をクリックすると見ることができます。

今後、Excelの操作で困ったときのネット検索では、Excelのバージョンを加えて検索するクセをつけておくとスムーズです。

必須レベル　★★★★★

Excelの行と列は、セルが横（よこ）に並んでいるか、縦（たて）に並んでいるかが違うだけです。Excelの説明では行と列は必須知識ですので、確実に覚えておきましょう。

タテとヨコを混同してしまいがちですが、漢字を見ればすぐに思い出せます。

• ヨコの線が多い「行」
• タテの線が多い「列」

Excelの行と列の基礎知識

Excelでは、セルの場所を「行と列」で表現します。

シート一番上の左端のセルを見ると、左横に数字の「１」上にはアルファベットの「A」が書かれています。このセルの場所は「A1のセル」と表現します。

また、列はアルファベット、行は数字となっています。

行と列の応用知識

行全体や列全体を一括選択したいときは、一つ一つのセルを選ばなくとも、ラベル部分をクリックするだけで選択できます。

• 行の選択→行番号をクリック
• 列の選択→アルファベットをクリック

Excelの行を一括選択

行を全選択したいときは左側にある行番号をクリックします。

Excelの列を一括選択

列を全選択したいときは上側にあるアルファベットをクリックします。

行全体や、列全体の文字フォントを変更したいとき、セルの色を変えたいときなどに便利です。

Excelの表全体の選択は１クリック

A列と１行目のラベルに挟まれている空白部分をクリックすると、シート全体を選択できます。

ちなみにショートカットキーでも同じことができます。

すべて選択

MacのExcelですべてを選択するショートカット。

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Excelで表全体を選択するショートカット

必須レベル　★★★★★

Excelで四則計算(たす、ひく、かける、わる)計算をさせたいときは、以下の表のように書きます。

一般的な算数で使う記号とは違い、下の記号を使わなければエラーになったり、ただの文字として表示されます。

Excel計算式の基礎知識

Excelでは、セルに計算式を書くことで、計算結果を表示させることができます。

計算式を書くときは、次の２点がルールになっています。

• 半角英数で書く
• セルの書き始めは「＝」

(例)数字の足し算

セルA1に「=3+5」と書いてエンターキーを押すと「８」が表示されます。

(例)文字を足すとき

セルA1に「山田」、セルB1に「太郎」、セルC1に「花子」と書いておき、

セルD1に「＝A1＆B1」、セルE1に「＝A1＆C1」と書くと、

セルD1には「山田太郎」、セルE1には「山田花子」と表示されます。

※実例は別コーナーで紹介します

四則計算の応用知識

算数のルール通り、計算順序は以下のように優先されます。

• （）内の計算が最優先
• 掛け算とわり算が優先
• 最後に足し算と引き算

(例)かっこと掛け算・割り算の混ざった式

=1000*1.1*(10-8/2)

8÷２=4

10-4=6

1000×1.1=1100

1100×6=6600

と、一般的な算数の順序で計算されます。

※詳しくは別ページの具体例参照

やや必須レベル　★★★★☆

Excelのシート(sheet)とは、方眼紙のように見えているセルの集合体を言います。インターネットブラウザ(Edge,Safari,Chrome,Firefoxなどネットを見るソフト)でタブを増やすように、１つのファイルで全く別のシートをいくつも作ることができます。

１ファイルに複数のシートをまとめられるので、Excelファイルを「ブック」と呼ぶことがあります。

シートの基礎知識

シートは、新規Excelファイルを作ると１〜３枚が標準で作成されます。シートごとに全く別の作業ができるので、下のようなこともできます。

• シートの複製
• シートの名前変更
• 別シートの情報を利用する

1.シートの複製

たとえば、シート１に今年のカレンダーを作った場合、来年のカレンダーを真っ白な新しいシートに作らず、シート１を複製して、曜日や祝日だけ書き換えるといったことができます。

特に、計算式を使ったシートなどは複製して必要部分だけ修正する、といった使い方ができます。

2.シート名の変更

シート名は、「sheet」と書かれたタブの文字をダブルクリックするだけで書き換えることができます。

また、シートのタブを右クリック(2本指タップ)すると、シートタブの色を変えたり、シートを書き換えられないように「保護」することができます。

3.別シートの情報を利用する

別のシートに書かれている情報を、別のシートで利用することができます。

(例)シート１のA1セルに「東京」と書かれているとき、シート２のA1セルへ「リンク貼り付け」すると、シート２のA1セルにも「東京」と表示できます。

もしも、シート１の「東京」を「北海道」に変更すれば、シート２のA1セルも「北海道」が表示されます。別シートと連動させた貼り付け方は「リンク貼り付け」という方法が簡単ですが、関数を使って表示させることもできます。

※別コーナーで紹介します

シートの応用知識

学校の先生が生徒の成績管理表をExcelで作る場合、複数のシートにそれぞれ別の役割をもたせて、一つの表を作りやすくするといった応用ができます。

（例）小学校の先生が作る成績表

• シート１に成績表(作りたい表)
• シート２へ生徒名簿
• シート３に科目名

このように３シートを作成し、シート１を入力するとき、シート２の生徒名、シート３の科目名を利用して、成績表の文字入力を簡単にするといった方法が作れます。

※詳しくは別ページの具体例参照

必須レベル　★★★★★

Excelのセルとは、画面上に見える１マスのことを言います。複数セルという場合は、２つ以上のセルという意味です。標準のセルはタテヨコに同じサイズのものが並んでいますが、「セルの結合」をすることで、２つ分のセルを１つのセルとして扱うこともできます。

セルの基礎知識

セルには文字や数字を書くことができます。書くためにはセルをダブルクリックするか、書きたいセルを選択してから、画面上部のリボンにある空欄に書き込みます。

セルには以下のようなものを書くことができます。

1. 数値(数字)
2. 文字
3. 数式(関数)

1.数値(計算できる半角数字)

セルに半角の数字を書くと、数値(値・あたい)として扱われます。書かれた数字は計算式や、他のセルにある数字を使って計算することができます(下記「3.数式(関数)」参照)。

2.文字

ワード(Microsoft Office Word)で文章を書くように、文字を書くことができます。

数字を書くときは全角文字を使うと文字として扱われます。

なお、メールアドレスやURLを半角英数で書くと、自動的にリンク(ハイパーリンクといいます)が作成され、青文字になりアンダーラインがつきます。

3.数式(関数)

セルに数式を書くことで計算結果を表示させられます。

数式として書きたい場合は、はじめに「＝(イコール)」を書いてから数式を書きます。

また、Excelには初めから設定されている「関数」というものがあり、使いこなせるようになると多くの作業をExcelで自動的に処理できます。

関数は非常に多いので、自分がよく使う関数だけを厳選して覚えることが時短になります。

セルの応用知識

セルは、クリックすると枠線が太くなり選択中であることがわかるようになっています(アクティブであるといいます)。

選択したセルを別のセルに移動させたいときは、選択したセルの枠線をクリックしたまま、移動させたいセルへドラッグするだけで移動できます。

また、セルは上下左右のセルと結合することができるので見やすいレイアウトに変更することができます。さらに、セルの幅や高さも変更することができます。